Destruction des archives : Alerte sur le contournement des procédures légales

Pour pallier les lacunes législatives dans le traitement des archives au Maroc, le Premier ministre Aziz Akhannouch a récemment publié une nouvelle circulaire destinée aux ministres et fonctionnaires concernant « la gestion et la destruction des archives au sein des administrations publiques, des collectivités territoriales, ainsi que des institutions et entreprises publiques ».

Les archives publiques, colonne vertébrale de l’administration, doivent être gérées conformément aux meilleures pratiques, compte tenu de leur importance pour la transparence et l’efficacité administrative. Dans ce cadre, le chef du gouvernement, Aziz Akhannouch, a insisté sur l’importance de respecter les dispositions légales encadrant cette gestion, afin de « réguler la destruction des archives publiques au niveau national et prévenir l’élimination arbitraire de documents potentiellement précieux d’un point de vue juridique, historique ou opérationnel ».

Le présent communiqué vise à rappeler les dispositions légales qui régissent la gestion et l’élimination des archives, telles qu’établies par la loi n° 99-69 et son décret exécutif n° 2.14.267 du 4 novembre 2015. Ces textes précisent les conditions et les procédures de gestion, de tri et de destruction des archives courantes et intermédiaires, ainsi que les modalités de transfert des archives définitives.

Aziz Akhannouch a également plaidé pour « une optimisation de la gestion des archives, l’utilisation des espaces de stockage libérés suite à l’élimination des archives, la réduction des coûts liés à la gestion et à la conservation des archives supportés par l’État, la garantie de la confidentialité des documents et de la protection des données personnelles, ainsi que la prévention des sanctions pénales prévues par la loi 69.99 sur les archives en cas de non-respect des procédures de destruction des archives ».

Cependant, au Maroc, de nombreuses structures ne respectent pas les dispositions légales relatives à la gestion des archives, ce qui nuit à la qualité de la gestion des archives publiques dans le pays. Une mauvaise gestion de ces archives peut avoir des répercussions significatives sur l’efficacité administrative.

En effet, toute carence dans la gestion des archives peut entraîner la perte d’informations ou, dans le meilleur des cas, une perte de temps administrative dans la recherche de ces informations. De plus, une gestion inadéquate des archives peut causer de nombreux problèmes administratifs.

Selon une enquête réalisée en 2022 par l’École des Sciences de l’Information (ESI) auprès des responsables des archives dans la majorité des départements ministériels, il a été révélé que les archives souffrent notamment de problèmes liés à la perception erronée de leur importance par les décideurs et les producteurs d’archives, entraînant la marginalisation des structures de gestion des archives et affectant l’accès à l’information administrative. De plus, les responsables considèrent souvent la gestion des archives comme une charge supplémentaire sans bénéfice évident.

L’enquête a montré que 67 % des structures en charge de la gestion des archives dans les départements ministériels ne sont jamais sollicitées par les responsables, et 76 % de ces structures ne parviennent pas à remplir toutes les missions qui leur sont confiées en vertu de la réglementation, notamment le traitement des archives, en raison d’un manque de ressources humaines.